El Sistema de Información Integral para la Toma de Decisiones (SIITD)

Las Características Diferenciales del Sistema Integral

1.- Paquetes vs Desarrollo Propio

Las empresas ante la necesidad de satisfacer sus requerimientos informáticos, se enfrentan continuamente el dilema de adquirir “aplicaciones – Paquete” o Hacer desarrollo de aplicaciones a la medida. La Facilidad y rapidez para Incorporar la Aplicación, la adecuabilidad de la aplicación a los requerimientos, el costo y el mantenimiento de la solución, son las variables a considerar. Mientras que las “Aplicaciones – Paquete” que pueden ser relativamente Fáciles de Implementar y con Costos de adquisición y Mantenimiento relativamente bajos, tienen su principal limitación en la “adecuabilidad” de la solución a las necesidades particulares de la empresa. El Desarrollo Propio, su costo de adquisición y mantenimiento es muy alto, su desarrollo muy lento, la mayoría de estos desarrollos nacen con niveles altos de riesgo de obsolescencia al corto plazo.

El Sistema de Información Integral para la Toma de Decisiones, intenta combinar las ventajas de una “Aplicación-Paquete” y un desarrollo propio, sin las desventajas de ambos esquemas. Esta combinación de lo mejor de ambos mundos, se logra introduciendo a la “aplicación-Paquete” un alto nivel de Contenido “parametrizado”.

La Configuración del Sistema de Información Integral para la Toma de decisiones para una empresa específica se da durante el Proceso de Implementación y significa identificar, definir, darle valor a los parámetros mencionados.

2.- Tecnología Escalada y Escalable.

El sistema de Información Integral para la Toma de Decisiones es una “Aplicación-Paquete” tipo ERP desarrollada en “Delphi”, capaz de Interactuar con cualquier “motor de Datos” ( Oracle, My SQL, interbase, Etc,) y que contempla una serie de mecanismos (Formas) de Definición – Configuración acorde con la Lógica de los Negocios y la estructuración de la empresa, sus Recursos y su Operación.

El Sistema de Información Integral para la Toma de decisiones comprende más de 700 Formas asociadas a 487 procesos, que se refieren a formas de Catalogación de referencia, Configuración de Parámetros, Registro de Eventos, Procesos Internos, Expedientes, Consultas y Reportes, Etc.

La unidad básica de Desarrollo en el Sistema Integral de Información para la Toma de Decisiones es el Proceso asociado al Evento. La integración de los Procesos se convierten en asuntos de Configuración y la Integración Temática se convierte en una cuestión de Apariencia. La Presentación del sistema Integral de Información para la Toma de decisiones es una cuestión estética. En un Sistema, una aplicación donde la modulación es totalmente configurable y es de apariencia. El funcionamiento de la aplicación tiene que ver con la concepción de los Procesos y su configuración para una empresa específica.

Esta característica le permite a la aplicación, la incorporación con relativa facilidad de nuevos procesos asociados a nuevos eventos o la incorporación de nuevas formas o funcionalidades con relativo poco esfuerzo de desarrollo.

La pretensión de Universalidad es desde este punto de vista una aspiración posible.

3.- La Experiencia asociada a la primer Docena de Implementaciones nos ha permitido sugerir la siguiente lista de “Segmentos Temáticos” por un lado y Eventos de Configuración por otro, usualmente la definición para efectos prácticos de la Apariencia en “Módulos del Sistema”:

• Concepción de los Negocios y Estructuración Básica de Referencia.
• Finanzas y Contabilidad
• Catalogación de Activo Fijo, Gestión y control del Activo, Mantenimiento
• Administración de Fondos – Tesorería
• Control de Inventarios – Administración de Materiales - Almacenes
• Administración de la Cadena de Abastecimiento (SCM), Compras
• Gestión de Relaciones con Clientes, Ventas y Atención a Clientes
• Administración de Ventas, Crédito y Cobranza
• Manufactura y Administración de la Producción
• Administración de Personal y Nómina
• Desarrollo de Recursos Humanos
• Diseño de Gestión – Control de Gestión
• Manejador de Relaciones Institucionales
• Auxiliar Ejecutivo - Manejador de Proyectos
• Sistemas - Formas, Formatos y Reportes

4.- La individualización – personalización del Sistema a nivel Usuario. La definición de Atributos de Acceso y Gestión se hace a nivel usuario. Es posible por lo tanto definir Usuarios Tipo o Usuarios personalizados, o una combinación de ambos.

5.- La concepción total de Integración. En el sistema de Información Integral para la Toma de decisiones la concepción de Integrabilidad no termina en la cuestión Temática, no es un asunto superficial, se pretende integrar la Operación con la Gestión y el Control de la misma. Se pretende que la Integración de la Información (Resultado del Procesamiento de datos asociados a eventos) genere conocimiento que es el principal insumo de la Toma de Acciones y Decisiones. Integración Temática, Integración de Operación, gestión y Control, Integración de Información y finalmente integración de la aplicación con otras aplicaciones, ya sea como parte de una Cadena de generación de Valor o como una herramienta complementaria.

6.- Excelente Auxiliar de Documentación. La incorporación de los Diseñadores de Formas y Formatos a la operación del sistema y la concepción de Integrabilidad entre Operación gestión y Control, permite la incorporación de una cantidad ilimitada de manuales, formas de Control y Documentos que deben ser consideradas como parte de la misma Herramienta. Por ejemplo:

• DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
• REGLAMENTOS, MANUALES DE NORMAS
• MANUAL DE CONTABILIDAD
• MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
• GUIAS DE AUDITORÍA
• PLANES DE MANTENIMIENTO
• METODOS DE TRABAJO, PROCESOS DE GESTIÓN
• MANUALES DE OPERACIÓN
• DISEÑO DE PROCESOS DE MANUFACTURA
• GESTIÓN DEL PRESUPUESTO
• CERTIFICACIÓN DE HABILIDADES
• MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA
• ETC.

7.- Al Identificar los temas de Escalabilidad de la Aplicación, los asuntos de Desarrollo y Mantenimiento de la Aplicación se pueden segregar en varios aspectos:

a.  Mejora del Comportamiento de la Aplicación – ”performance”
b.  Mejora de la Cobertura temática
c.   Incorporación de nuevas variables – Parámetros de Configuración
d.  Mejora de los Procesos de Configuración, Implementación.
e.  Desarrollo y Mejora de Recursos de Implementación.
f.   Mejora de los Recursos de Soporte y Habilitación de Usuarios
g.  Incorporación de Nuevas Consultas – Formatos y Reportes Asociados.

A partir de lo anterior se establece que el mantenimiento de la “universalidad” pretendida del sistema obligan a tener una sola Versión del Sistema de Información Integral para la Toma de decisiones, en este momento la versión 3, y en proceso de liberar la versión 4. Para efectos de Control de Versiones en este momento está operando la Versión 3.22 Estas 22 “mejoras” han involucrado modificaciones del Tipo a, b y c. Las mejoras del tipo d y e se reflejan en los Procesos-Proyectos de Implementación, y los del tipo f y g en las tareas de Soporte a Usuarios.

8.- La Integración en el Sistema de Información Integral para la toma de decisiones como una característica esencial se expresa en:

• Expedientes asociados a Sujetos Colectivos y/o referidos a elementos Estructurales.
• Reportes Duros o Nativos en el Sistema Integral asociados a Eventos y/o Incidencias.
• Consultas Operacionales de Diseño Específico u orientado.
• Consultas “OLAP” asociadas a procesos Funcionales.
• Reportes complejos de uso específico.
• Diseño de Indicadores de Gestión y Control.
• Navegación transaccional, contextual y de detalle operacional nativas, propias del sistema.
• Diseño de Consultas de seguimiento asociadas al diseño del sistema Integral de Auditoría.
• Integración y difusión en su oportunidad del Paquete Normativo de Referencia –PNR-
• Diseño de Reportes Asociados, a nivel Usuario.

9.- El Sistema de Información Integral para la Toma de Decisiones es un promotor de la Mejora continua y la Productividad.

• Mejora el Desempeño del Equipo al facilitar y promover la Colaboración
• Recupera Recurso Humano para tareas sustantivas al eliminar una gran cantidad de tareas y procesos manuales
• Aumenta la Satisfacción de PROVEEDORES Y Clientes INTERNOS  promueve la mejora continua. Excelente herramienta para apoyar esfuerzos de Mejora todos los días, a lo largo y ancho de la Empresa.
• Operar el sistema, Obtener y ejecutar rápida y fácilmente la Información inte-grada que se requiere para actuar y decidir con autonomía de Gestión.
• Sistema de Conocimiento, al contar con una gran gama de opciones de Consulta, Expedientes y Reportes de origen o nativos en el sistema.
• La Información es un Activo, un recurso valioso, la integración de la Informa-ción posibilita su utilización para la toma de acciones y Decisiones Sabias.  LA Información como Recurso, el conocimiento como Insumo de Gestión compartido de manera segura.
• Posibilita la medición de la Gestión, el Potencial de Gestión y la Capacidad Instalada. Posibilita la Incorporación de esquemas de evaluación y compensación Variable asociados al desempeño y los Logros, alineando de esta manera el esfuerzo y la Participación del Personal.

10.- La implementación del Sistema de Información Integral para la Toma de decisiones debe necesariamente concebirse como un Proyecto de Intervención Participativo, Institucional e integral. El propósito de la Implementación es por un lado la Instalación de la Aplicación en la empresa, la “configuración” de la Aplicación para que satisfaga las necesidades de la Institución en términos de la herramienta de Registro de Datos, Procesamiento de los mismos, Integración de la Información y Utilización para efectos de toma de Acciones y Decisiones “sabias”, por otro, y adicionalmente la habilitación del conjunto de Usuarios Institucionales de la Aplicación. Este Proyecto de Intervención tendrá costo y duración variable dependiendo del grado de complejidad, dificultad y calidad de la intervención del Personal Clave de la Empresa, El Costo de Licenciamiento y Soporte son características del Sistema, al margen del Proyecto de Implementación. Se recomienda leer el Documento “Manual de Implementación del Sistema de Información Integral para la Toma de Decisiones”, Versión 2013.